Jenis-jenis Sistem Front Office Hotel

Terdapat tiga jenis utama sistem front office hotel yang perlu anda ketahui. Sebagai pengusaha hotel, pelaburan dalam sistem front office yang baik dan mudah digunakan adalah penting. Sistem front office hotel juga dikenali sebagai PMS (Property Management System).

Dengan adanya sistem front office yang mesra pengguna, ia bukan sahaja memastikan operasi hotel berjalan lancar, tetapi juga memudahkan tugasan kakitangan dan memberikan pengalaman penginapan yang lebih baik kepada tetamu. Sistem front office yang baik harus mampu menguruskan rutin harian seperti tempahan bilik, daftar masuk dan keluar tetamu, penyelenggaraan bilik, dan pelbagai tugas lain.

Berikut adalah tiga jenis sistem front office hotel:

1. Sistem Front Office Hotel Berasaskan Premis

Sistem hotel berasaskan premis merujuk kepada sistem yang hanya boleh diakses dari dalam premis hotel. Ia perlu dipasang pada komputer di hotel dan diuruskan oleh kakitangan IT hotel. Sistem ini biasanya dijual dengan lesen dan memerlukan kemas kini berkala, yang hanya boleh dilakukan di premis hotel. Antara contoh sistem ini ialah Protel dan Prestige. 

Kelebihan:

1. Tidak bergantung kepada internet – Data disimpan secara tempatan, jadi ia lebih selamat dan tidak boleh diakses dari luar hotel, yang mengurangkan risiko penyalahgunaan atau penggodaman.

Kekurangan:

1. Aksesibiliti terhad – Sistem ini hanya boleh digunakan pada peranti di premis hotel sahaja dan tidak boleh diakses dari luar.
2. Pelaburan besar – Terutama untuk hotel kecil, kos sistem ini mungkin tidak berbaloi. Ia juga biasanya memerlukan bayaran langganan tahunan yang tinggi.
3. Risiko kerosakan data – Jika berlaku kerosakan sistem, data boleh hilang, dan tiada kemas kini automatik kerana kemas kini perlu dilakukan secara manual.
   
   
   

2. Sistem Front Office Hotel Hibrid

Sistem front office hibrid menggabungkan ciri-ciri sistem berasaskan awan dan sistem berasaskan premis. Ia menjadi pilihan untuk hotel bajet yang mempunyai kakitangan terhad, kerana hanya memerlukan seorang kakitangan untuk mengendalikan keseluruhan sistem. Contoh sistem ini ialah  Booking Centre.

Kelebihan:

1. Fleksibel – Menggabungkan penggunaan kedua-dua sistem dalam talian dan luar talian, yang memudahkan kakitangan menjalankan tugas harian dan mengekalkan interaksi lebih peribadi dengan tetamu.

Kekurangan:

1. Kos yang tinggi – Kos penggunaan dua sistem serentak boleh meningkat dalam jangka masa panjang.
2. Risiko pertindihan data – Data dalam talian dan luar talian mungkin tidak selari, menyebabkan gangguan dalam operasi hotel.
   
   
   

3. Sistem Front Office Hotel Cloud-Based

Sistem front office hotel berasaskan awan bergantung sepenuhnya pada internet. Sistem ini semakin popular di kalangan pengusaha hotel kerana ia boleh diakses pada bila-bila masa dan di mana sahaja, selagi ada sambungan internet. Sistem ini memudahkan proses seperti pembayaran dalam talian, daftar masuk/keluar tetamu, dan pelbagai operasi lain. Contoh penyedia sistem ini termasuk EzeeAbsolute, Cloudbeds & Softinn.

Kelebihan:

1. Kos permulaan rendah – Kebanyakan sistem berasaskan awan menggunakan model “bayar bila guna,” yang menjadikannya lebih mampu milik.
2. Akses 24/7 – Selagi ada sambungan internet, sistem ini boleh diakses pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja.

Kekurangan:

1. Memerlukan internet yang stabil – Tanpa sambungan internet yang baik, sistem ini tidak akan berfungsi dengan lancar.
2. Risiko keselamatan data – Akses tidak sah oleh bekas kakitangan yang tidak berpuas hati boleh menjadi masalah. Oleh itu, kawalan akses perlu diuruskan dengan teliti.
   
   
   

Mengapa Sistem Cloud-Based Menjadi Pilihan Utama?

Ciri Enjin Tempahan

Kebanyakan sistem front office hotel berasaskan awan dilengkapi dengan enjin tempahan yang boleh diintegrasikan dengan laman web hotel serta media sosial seperti Facebook. Tetamu boleh membuat tempahan terus melalui butang "Tempah Sekarang" di laman Facebook hotel tanpa meninggalkan platform tersebut. Tempahan ini kemudian akan diselaraskan secara automatik ke dalam PMS tanpa memerlukan kemas kini manual, yang membantu mengurangkan kesilapan dalam operasi harian.

Mesra Mudah Alih

Sistem ini juga biasanya menyokong penggunaan pada peranti mudah alih seperti telefon pintar dan tablet. Ini memudahkan operasi hotel dijalankan walaupun anda berada di luar pejabat.

Laporan dan Analitik

Sistem ini boleh menjana pelbagai laporan penting seperti laporan penyelenggaraan bilik, laporan cukai, dan banyak lagi, yang membantu pengurusan hotel membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data terkini.

Penyelarasan Tempahan, Harga & Ketersediaan

Sistem berasaskan awan yang disertakan dengan pengurusan saluran hotel membolehkan penyelarasan tempahan, harga, dan ketersediaan di seluruh platform dengan mudah, membantu mengelakkan tempahan berganda atau harga yang tidak konsisten.

Daftar Masuk/Keluar Sendiri

Sistem kiosk daftar masuk/keluar sendiri membolehkan tetamu hotel membuat tempahan dan menguruskan daftar masuk/keluar tanpa perlu berurusan dengan staf secara langsung, yang amat berguna terutamanya semasa pandemik.

Kesimpulan

Apabila memilih sistem front office hotel, pastikan ia sesuai dengan keperluan hotel anda, mudah digunakan oleh kakitangan, dan menyokong integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.