Malaysia E-Invois: Apa yang Perlu Diketahui oleh Pengusaha Hotel

Pada Mei 2023, Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN) secara rasmi mengumumkan hasrat untuk melaksanakan sistem invois elektronik (e-invois) yang baru, bermula dengan fasa pertama yang menyasarkan 4,000 perniagaan. Pelaksanaan ini dijadualkan bermula pada 1 Ogos 2024 untuk perniagaan yang mencapai ambang jualan tahunan sebanyak RM100 juta.

Pengumuman ini mungkin mengejutkan ramai pemilik perniagaan, tetapi ia mencerminkan inisiatif kerajaan untuk meningkatkan kecekapan dalam pengurusan pentadbiran cukai di Malaysia. Mari kita selami lebih lanjut tentang e-invois dan bagaimana pemilik atau pengurus hotel boleh bersedia untuk pelaksanaan ini.

Apa itu E-Invois?

E-invois merupakan kaedah yang mengubah cara invois dihasilkan, dihantar, diterima, dan diproses secara digital antara pembekal dan pembeli. Berbeza dengan kaedah kertas tradisional, e-invois menggunakan format elektronik untuk mengurangkan beban kerja manual dan meminimakan kesilapan. Kandungan e-invois adalah sama seperti dokumen tradisional, termasuk maklumat penting seperti butiran pembekal dan pembeli, penerangan item, kuantiti, harga sebelum cukai, cukai, dan jumlah keseluruhan. Data yang lengkap ini berfungsi sebagai rekod harian untuk operasi perniagaan, memastikan dokumentasi yang tepat dan telus mengenai transaksi.

Sistem ini memudahkan pengesahan secara masa nyata dan penyimpanan transaksi yang selamat, sesuai untuk transaksi antara perniagaan, pengguna, dan kerajaan. Dalam industri hotel, ia bermakna pengurusan kewangan akan menjadi lebih efisien, kitaran pembayaran lebih pantas, dan pengurangan besar dalam penggunaan kertas.

Pelaksanaan E-Invois

Seperti yang diumumkan dalam Belanjawan 2024 Malaysia, pelaksanaan e-invois akan dilakukan dalam tiga peringkat yang melibatkan pelbagai tahap perolehan atau pendapatan. Pendekatan berperingkat ini dirancang untuk memberikan masa yang mencukupi kepada perniagaan untuk menyesuaikan diri, agar peralihan kepada kerangka invois baru ini berjalan lancar.

Bila E-Invois Diperlukan?

Berdasarkan garis panduan yang diberikan oleh LHDN, terdapat dua situasi di mana e-invois diperlukan:

1. Bukti Pendapatan: Dikeluarkan setelah jualan atau transaksi selesai, sebagai pengesahan pendapatan pembayar cukai.

2. Bukti Perbelanjaan: Meliputi pembelian, perbelanjaan, pemulangan, dan diskaun, menyediakan rekod komprehensif untuk pembayar cukai. Dokumen ini juga digunakan untuk membetulkan atau menolak resit pendapatan jika diperlukan. Dalam kes tertentu, pembayar cukai mungkin perlu mengeluarkan e-invois sendiri untuk mendokumentasikan perbelanjaan, terutamanya dalam transaksi asing di mana pembekal luar negara tidak menggunakan Sistem MyInvois Malaysia.

Jenis-Jenis E-Invois yang Perlu Dikeluarkan

Manfaat E-Invois dalam Sektor Hotel

Memperkenalkan e-invois dalam sektor hotel menawarkan pelbagai manfaat, daripada mempercepatkan proses kewangan hingga meningkatkan kecekapan operasi secara keseluruhan. Antara kelebihan utama:

1. Mengurangkan kesilapan: Mengurangkan risiko kesilapan yang sering berlaku akibat kemasukan data manual. Sistem e-invois sering dilengkapi ciri pengesahan yang memastikan invois tepat dan mematuhi piawaian.

2. Pemantauan transaksi masa nyata: Pemilik hotel boleh memantau status invois, membolehkan pengurusan aliran tunai yang lebih baik dan keputusan yang lebih proaktif.

3. Patuh kepada peraturan: Direka untuk mematuhi peraturan cukai, memastikan hotel sentiasa selaras dengan keperluan kerajaan, dan mengurangkan risiko penalti atau isu undang-undang.

4. Menjimatkan kos: Mengurangkan kos yang berkaitan dengan cetakan, penghantaran, dan penyimpanan invois kertas. Ini bukan sahaja menjimatkan wang, tetapi juga menyokong amalan perniagaan lestari dengan mengurangkan penggunaan kertas.

5. Integrasi dengan Sistem Pengurusan Hotel: Jika sistem menyediakan integrasi kepada e-invois, ia memudahkan proses automasi dan integrasi data, meningkatkan kecekapan operasi.

Proses E-Invois di Malaysia

Persediaan untuk Penggunaan E-Invois

Untuk bersedia menghadapi pelaksanaan e-invois, pemilik dan pengurus hotel perlu mengambil beberapa langkah strategik bagi memastikan peralihan berjalan lancar. Berikut adalah panduan ringkas:

1. Penilaian Sistem Semasa: Nilai sistem invois dan kewangan semasa. Kenalpasti kekuatan dan kelemahan, serta tentukan sejauh mana integrasi diperlukan untuk beralih kepada e-invois.

2. Memahami Keperluan Peraturan: Biasakan diri dengan peraturan e-invois di kawasan anda. Pastikan anda mematuhi undang-undang cukai, piawaian invois, dan panduan yang ditetapkan oleh kerajaan.

3. Pemilihan Perisian E-Invois: Pilih perisian e-invois yang boleh dipercayai dan sesuai dengan keperluan perniagaan anda. Cari ciri seperti skalabiliti, pematuhan, mesra pengguna, dan kebolehgunaan untuk integrasi dengan sistem sedia ada.

4. Pemindahan dan Pengesahan Data: Rancang pemindahan data ke dalam sistem e-invois. Pastikan data yang dipindahkan adalah tepat untuk mengelakkan ketidaksepadanan.

Kesimpulan

Pelaksanaan e-invois di Malaysia yang semakin hampir menandakan satu perubahan besar bagi pemilik dan pengurus hotel. Inisiatif kerajaan yang diperincikan dalam Belanjawan 2024 bertujuan meningkatkan kecekapan pentadbiran cukai. Penggunaan invois digital menawarkan pelbagai kelebihan, termasuk proses kewangan yang lebih lancar, pengurangan kesilapan, pemantauan transaksi masa nyata, dan pematuhan kepada peraturan.

Dalam menghadapi perubahan ini, memahami aliran kerja e-invois, memilih perisian yang sesuai, dan memastikan pematuhan peraturan adalah langkah penting. Peralihan ini bukan sahaja membuka peluang untuk patuh kepada peraturan tetapi juga memperkukuhkan operasi kewangan hotel, mengurangkan kos, dan menyokong amalan perniagaan lestari dalam era baru yang semakin berkembang ini.